5. پیوستها را تنها با کسب اجازه از دریافت کننده ارسال نمایید
بسیاری از شرکتها خط مشی هایی بر علیه باز کردن پیوستهای ناخواسته دارند، پس بهتر است پیش از ارسال یک پیوست، از فرد یا شرکت دریافت کننده کسب اجازه نمایید، بویژه اگر پیوست مورد نظر حجم زیادی داشته باشد. از او بپرسید که آیا ترجیح می دهد پیوستها را در یک فایل برای او ارسال کنید یا در فایلهای جداگانه. برای پیوستهای حجیم، از Dropbox.com یا WeTransfer.com استفاده نمایید.
6. تبلیغات ناخواسته را برای کسی ارسال ننمایید
گرچه تبلیغ آخرین محصول خود توسط نامه ها و پیامهای الکترونیک، روش مؤثری برای حفظ ارتباط شما با مشتریانتان است، اما ارسال این نوع تبلیغات ایمیلی بدون اجازه دریافت کننده هم راه سریعی است برای از دست دادن فرصتها و موقعیتهای کاری و تجاری شما. شاغلین در کسب و کارها هر روز پیامهای بیهوده زیادی دریافت می کنند. قبل از افزودن دیگران به لیست تماسهای خود از آنها اجازه گرفته و در هر پیام خود لینکی برای دادن حق انتخاب به دریافت کننده ارائه دهید [تا در صورت عدم تمایل فرد نسبت به دریافت ایمیلهای شما، بتواند از لیست شما خارج شود].
7. از گزینه BCC استفاده نمایید.
زمانی که می خواهید پیامی را به گروهی از افراد ارسال کنید و نمی خواهید آدرس ایمیل تمام دریافت کنندگان با دیگران به اشتراک گذاشته نشود، از بخش رونوشت مخفی یا BCC استفاده نمایید. با انتخاب این گزینه فقط آدرس شخصی که پیام شما به وی ارسال شده است در صندوق پیامهای او ظاهر می شود.
8. از شوخی و زبان توهین آمیز در ایمیل خود استفاده ننمایید.
زمانی یک مشتری داشتم که عادت داشت از کلمات زشت در ایمیلش استفاده کند. و تنها کسی که فکر نمی کرد کارش اشتباه است، خودش بود. در اقتصاد جهانی کنونی، استفاده از شوخی و زبان توهین آمیز در ایمیل یا پیام متنی، ترجمه و پیامد خوبی ندارد.
پس مراقب کلمات خود باشید در غیر اینصورت ممکن است غیر حرفه ای به نظر رسیده یا با پیامدهای بدی مواجه شوید. پیامهای شما ممکن است به سادگی و بدون اطلاع شما به دیگران فوروارد شوند. پس مراقب بوده و چیزی که نمی خواهید در پیامهای شرکتی شما منتشر یا به خانواده و خویشاوندان شما فرستاده شود، ارسال ننمایید.
9. زمانی که در دسترس نیستید را اطلاع دهید.
اغلب ما ، خود را 24 ساعت شبانه روز و 7 روز هفته در دسترس قرار می دهیم، اما زمانی که به استراحت و تعطیلات نیاز داشتید، بدون معطلی از گزینه Out of Office یا Vacation Responder استفاده نمایید تا به افراد بگویید برای چه مدت زمانی در دسترس نخواهید بود و چه زمانی بر می گردید. همچنین فرد دیگری را به عنوان جایگزین در غیاب خود معرفی کرده و اطلاعات تماسش را اعلام نمایید تا بتوانند با وی تماس حاصل نمایند.
استفاده از اتیکت تکنولوژی خوب ، کسب و کار شما را تقویت کرده، برند شرکت شما را ارتقا می دهد و باعث درخشش شما در هر زمانی خواهد شد.
منبع: Entrepreneur.com
